Critères pour les séjours longs

Les Séjours de Longue Durée

Un séjour de longue durée est un séjour d'une durée de 3 à 12 mois, organisé dans un pays dont on apprend la langue et incluant une scolarisation dans un établissement d'enseignement du pays et un accueil en famille, la plupart du temps bénévole ; il convient de préciser, dans ce dernier cas, que le bénévolat de l'accueil ne comprend aucune contre partie pouvant être assimilée à un travail domestique obligé.
Il s'agit d'une véritable expérience de vie personnelle avec des dimensions culturelles, linguistiques, et sociales, qui suppose une démarche volontaire du jeune. Il s'adresse principalement aux jeunes de 2° cycle (lycée) et nécessite une préparation de qualité.

Les séjours de longue durée diffèrent des séjours linguistiques de courte durée tant au niveau des objectifs (motivation des participants et des familles d’accueil –généralement bénévoles-, relations humaines) qu’au niveau de l’organisation (préparation et suivi). La durée du séjour a des incidences directes sur son contenu et son déroulement.

Profil des participants : Avoir entre 15 et 18 ans, avoir étudié une langue étrangère et être apte physiquement et psychologiquement à effectuer un séjour de longue durée. Tout participant est en effet amené à adapter ses repères familiaux, sociaux et scolaires. Il doit, pour s’intégrer sur le long terme, créer un échange véritable et approfondi avec son nouveau milieu et faire preuve d’une capacité réelle d’adaptation. Cette expérience, forte et fondatrice, a donc, dans la majorité des cas, des répercussions sur la vie future des participants.

L’organisme français réalise le séjour à l’étranger en collaboration avec ses partenaires.

Ce type de séjour implique, de la part de l’organisme et de ses représentants :

de vérifier les aptitudes des candidats et des familles d'accueil
de préparer les participants
d’effectuer un suivi régulier du séjour.

Chaque participant a une destination finale qui lui est propre (lieu de résidence de sa famille d’accueil).

Il s’agit donc essentiellement de voyages individuels.

Toutefois une partie du voyage peut être effectuée en groupe (de France à l’aéroport d’entrée du pays d’accueil.)

Les participants peuvent être amenés à effectuer seuls des correspondances d’avion.

La liste des critères de qualité

LE CANDIDAT ET SON DOSSIER
1.1 L’organisme vérifie que le candidat est préparé à réaliser un séjour de longue durée à l’étranger.
1.2 L’organisme communique au candidat, dans le dossier d'inscription, les éléments nécessaires à son séjour.
1.3 L’organisme propose une assurance annulation facultative, incluant le risque échec au bac ou échec à un examen sanctionnant un cycle d'étude avant le départ. 1.4 L’organisme s’assure que le dossier du participant contient les éléments nécessaires à son séjour.
LA FAMILLE D’ACCUEIL
2.1 L’organisme sélectionne une famille volontaire pour accueillir un participant et l’inscrire dans un établissement scolaire du pays d'accueil.
2.2 L’organisme communique les caractéristiques de la famille d’accueil au participant avant le départ, ainsi que les coordonnées du partenaire de l'organisme dans le pays d'accueil.
2.3 Le participant est intégré dans une cellule familiale proposant des conditions de confort préalablement définies.
LE TRANSPORT DU PARTICIPANT
L’organisme se charge de la réalisation du transport du participant jusqu'à sa destination finale.
LE DEROULEMENT DU SEJOUR ET L’INFORMATION PENDANT LE SEJOUR
4.1 L'organisme s’assure du bon déroulement du séjour.
4.2 L'organisme assure durant le séjour un lien de communication entre le partenaire étranger et les parents du participant.
4.3 L'organisme assure une permanence en France et dans le pays d'accueil.

Détail de chaque critère de qualité et moyens de réalisation

1. LE CANDIDAT ET SON DOSSIER

Critère de qualité et moyens de réalisation	Documents de référence	Types de contrôle
1.2 L’organisme vérifie que le candidat est préparé à réaliser un séjour de longue durée à l’étranger.	Dossier de préparation du candidat.	Contrôle documentaire.
L'organisme vérifie les aptitudes des candidats au départ afin d’éviter au maximum les risques d’échec et de retour anticipé.	Rapport d’entretien.	Contrôle sur site : entretien avec des participants.
Un entretien préalable a lieu avant toute acceptation du dossier. Il a pour objet de déterminer les motivations exactes du candidat ainsi que la vision qu’il se fait de son projet.	Conclusions de l’étude du dossier.
L’acceptation des candidats se fait après l’étude du dossier et du rapport d’entretien. Les candidats sont préparés. Cette préparation peut prendre différentes formes : soit stages ou week-ends de préparation avant le départ (de 1 à 4 répartis pendant l’année) soit stage de préparation avant le départ (de 2 à 3 jours) soit réunion à l’arrivée dans le pays d’accueil (2 à 5 jours avant de rejoindre les familles).		Contrôle sur site.
Par ailleurs, des lettres d'information sont envoyées régulièrement pendant l'année qui précède le départ, afin de sensibiliser le candidat aux divers aspects de son séjour. Le contenu de cette préparation est lié au pays de destination.	Courriers d’information.	Contrôle documentaire Contrôle sur site : entretien avec des participants.
La préparation des candidats est un élément important de la réussite du séjour. C’est un critère qualitatif important. Les parents et les participants sont invités à le prendre en considération dans le choix de l’organisme. L’organisme rembourse l’intégralité des acomptes éventuels versés lors de l’inscription, à un candidat non retenu pour participer à un séjour. Toutefois les frais de sélection peuvent être conservés.	Brochure. Contrat de vente.	Contrôle documentaire.
1.2 L’organisme communique au candidat dans le dossier d'inscription les éléments nécessaires à son séjour. Le dossier d’inscription contient : un descriptif du processus d’inscription un formulaire d’inscription en français un contrat de vente en double exemplaire un résumé de la police d’assurance proposée par l’organisme. Il doit être rédigé en français et l’assurance doit couvrir au minimum les risques médicaux et chirurgicaux, la responsabilité civile du participant, et comporter une assistance / rapatriement.	Dossier d’inscription.	Contrôle documentaire.
1.3 L’organisme propose une assurance annulation facultative, incluant le risque échec au bac ou échec à un examen sanctionnant un cycle d'étude avant le départ.	Brochure. Contrat de vente. Bordereau de souscription d’assurance.	Contrôle documentaire.
1.4 L’organisme s’assure que le dossier du participant contient les éléments nécessaires à son séjour.
Le dossier du participant contient au minimum : une présentation générale du participant le formulaire d'entretien une partie médicale en double exemplaire, (un exemplaire sera détenu au siège de l’organisme en France et l’autre au siège de l’organisme d’accueil à l’étranger) le dossier scolaire le contrat de vente signé par les parents ou tuteurs légaux une lettre de motivation	Dossier du participant.	Contrôle documentaire.

2. LA FAMILLE D’ACCUEIL

Critère de qualité et moyens de réalisation	Documents de référence	Types de contrôle
2.1 L’organisme sélectionne une famille volontaire pour accueillir un participant et l’inscrire dans un établissement scolaire du pays d'accueil.	Brochure. Feuille de placement individuelle.	Contrôle documentaire.
L'organisme : recherche et sélectionne une famille volontaire pour accueillir un participant pendant toute la période scolaire choisie. inscrit le participant dans un établissement scolaire du pays d’accueil. La famille d’accueil et l’organisme se chargent des formalités d'inscription scolaire. Cette scolarisation ne se substitue pas à la scolarité française mais l’enrichit et la complète. C’est le chef de l’établissement scolaire du pays d’accueil qui décide de la classe et de la section du participant, en tenant compte du dossier de ce dernier et de l'organisation scolaire du pays d'accueil.	Certificat de scolarité.
2.2 L’organisme communique les caractéristiques de la famille d’accueil au participant avant le départ, ainsi que les coordonnées du partenaire de l'organisme dans le pays d'accueil.	Dossiers des familles.	Contrôle sur site. Contrôle documentaire.
La langue de la région d'accueil est la langue de communication parlée à la maison.
L'organisme s' assure : qu'il n'y a qu'un seul francophone par famille qu'il y a un maximum de deux étrangers par famille (dont le francophone). que les familles d’accueil ont rempli un dossier de présentation et reçu un livret préparatoire que le représentant local a visité et sélectionné toutes les familles d'accueil à domicile et rempli un rapport confidentiel après la visite.	Dossier de présentation et livret préparatoire de la famille d’accueil.	Contrôle documentaire sur site. Contrôle documentaire. Contrôle sur site : entretien avec des participants.
L'organisme transmet : au participant les coordonnées, la composition de la famille d'accueil et la présence éventuelle d'animaux, au plus tard 2 jours ouvrables avant le départ aux parents les coordonnées du responsable dans le pays d’accueil au plus tard 10 jours avant le départ.	items de l’enquête de satisfaction du participant.	Contrôle documentaire.
2.3 Le participant est intégré dans une cellule familiale proposant des conditions de confort préalablement définies.	Items du questionnaire satisfaction participant / client.	Contrôle documentaire.
La famille intègre le participant à la cellule familiale comme un de ses propres enfants (avec les mêmes droits et les mêmes devoirs) : le participant vit au même rythme que la famille. Il est associé aux événements quotidiens et exceptionnels de celle-ci le linge est blanchi. Chaque logement est équipé du téléphone fixe ou d'un téléphone portable accessible au participant. Les conditions de confort comprennent nécessairement : l’accès, dans le logement, à une salle d’eau (ou salle de bain) et à des sanitaires un lit individuel (2 jeunes de même sexe et d’une même tranche d’âge peuvent partager une chambre) un rangement individualisé. La composition de la cellule familiale peut varier : couple avec ou sans enfant(s) famille monoparentale toute autre situation familiale avec accord du participant et de ses parents ou tuteurs légaux.	Dossier de la famille d’accueil.	Contrôle documentaire sur site et entretien avec des participants.

3. LE TRANSPORT DU PARTICIPANT

Critère de qualité et moyens de réalisation	Documents de référence	Types de contrôle
L'organisme se charge de la réalisation du transport du participant jusqu'à sa destination finale.	Commande des billets des participants sur les voyages longs courriers.	Contrôle documentaire.
L'organisme : réserve les trajets longs courriers sur des vols réguliers les plus directs possibles. s'assure que si le participant n’est pas accompagné, il y ait une assistance au départ jusqu’à l’enregistrement et, à l’arrivée à destination dès la sortie de la zone de contrôle.	Planning d’organisation qui détermine l’assistance à l’arrivée et au départ. ou Identification des parti-cipants non accompagnés et identification du système d’assistance prévu. Les documents de voyages remis par les organismes (numéro d'urgence etc).

Critère de qualité et moyens de réalisation

Documents de référence

Types de contrôle

L'organisme se charge de la réalisation du transport du participant jusqu'à sa destination finale.

Commande des billets des participants sur les voyages longs courriers.

Contrôle documentaire.

L'organisme :

réserve les trajets longs courriers sur des vols réguliers les plus directs possibles.
s'assure que si le participant n’est pas accompagné, il y ait une assistance au départ jusqu’à l’enregistrement et, à l’arrivée à destination dès la sortie de la zone de contrôle.

Planning d’organisation qui détermine l’assistance à l’arrivée et au départ.
ou
Identification des parti-cipants non accompagnés et identification du système d’assistance prévu.

Les documents de voyages remis par les organismes (numéro d'urgence etc).

4. LE DEROULEMENT DU SEJOUR ET L'INFORMATION PENDANT LE SEJOUR

Critère de qualité et moyens de réalisation	Documents de référence	Types de contrôle
4.1 L'organisme s’assure du bon déroulement du séjour L'organisme français veille à ce que le partenaire étranger, et/ou son représentant local s’assure du bon déroulement du séjour, à l'école et dans la famille d'accueil, et à ce qu'il fournisse en cas de besoin une assistance particulière au participant.	Contrat entre l’organisme et le partenaire et outils lui permettant de prendre les dispositions nécessaires (système de contact ou d’intervention d’urgence).	Contrôle documentaire. Contrôle sur site : entretien avec le partenaire et / ou le représentant local et le représentant de l’organisme.
Le partenaire étranger est habilité à prendre toutes les mesures qui s'imposeraient dans l'intérêt du participant, suivant les besoins et les nécessités (y compris un changement de famille d'accueil ou d'école) ou en réponse à son comportement (y compris avertissement ou retour anticipé). Le partenaire ou son représentant local réside dans une zone géographique proche du participant (2 heures de trajet au maximum).	- Feuille de suivi - Fiche d’information donné au participant
En cas d'urgence, le partenaire est habilité à prendre seul la décision que la situation lui imposera ; la décision du partenaire est souveraine, elle est aussitôt transmise à la famille du participant.	Items du questionnaire de satisfaction participant / client.	Contrôle sur site : entretien avec le participant. Contrôle documentaire.
Le partenaire étranger de l’organisme maintient un contact régulier avec le participant et organise au moins deux réunions pendant le séjour, dont une en début de séjour. L'organisme s'engage à ce qu'il existe un système de contact ou d’intervention d’urgence et que l'on puisse joindre un représentant de l'organisme 24h/24h. L’interlocuteur de la famille du participant est l'organisme français.		Observation du système de contact ou d’intervention d’urgence.
4.2 L'organisme assure durant le séjour un lien de communication entre le partenaire étranger et les parents du participant. L'organisme informe la famille du participant des éventuels problèmes rencontrés ; l'organisme est amené à donner son avis sur les mesures à prendre. L’organisme effectue tout changement nécessaire en cas de problème grave, le participant est immédiatement retiré de la famille d’accueil. Il est alors accueilli temporairement par une autre famille ou par le représentant local. 4.3 L'organisme assure une permanence en France et dans le pays d'accueil.	Enregistrement du problème.	Contrôle documentaire.
L'organisme a : un bureau permanent en France avec un responsable désigné pour ce type de séjour un responsable local dans le pays d’accueil. L’organisme fournit une infrastructure locale adaptée au suivi du participant durant son séjour.	Accord entre l’organisme et le responsable local permettant d’identifier ses fonctions.	Contrôle sur sites. Contrôle documentaire.
La structure varie en fonction : de la taille du pays d’accueil du nombre de participants accueillis par le pays ou par le partenaire du pays d’accueil	Brochure de l'organisme et documents contractuels.	Contrôle sur site. Contrôle documentaire.
Cette structure comporte au minimum : un partenaire dans le pays d’accueil chargé de l’organisation générale de l’accueil. le participant est suivi par un représentant local (cf. section "suivi pendant le séjour"). Le responsable et le représentant local peuvent, dans certains cas, être une seule et même personne.	Liste des responsables par pays d’accueil.	Contrôle sur site. Contrôle documentaire.