ARTICLE 4 : LES SEJOURS DE LONGUE DUREE A travers la typologie définie, chaque membre de l'Office s'engage à respecter les critères ci-après définis :

PREAMBULE : Les séjours de longue durée diffèrent des séjours linguistiques de courte durée tant au niveau des objectifs (motivation des participants et des familles d'accueil, relations humaines) qu'au niveau de l'organisation (préparation et suivi). La durée du séjour a des incidences directes sur son contenu et son déroulement. Tout participant est en effet amené à adapter ses repères familiaux, sociaux et scolaires. Il doit, pour s'intégrer sur le long terme, créer un échange véritable et approfondi avec son nouveau milieu et faire preuve d'une capacité réelle d'adaptation. Cette expérience, forte et fondatrice, a donc, dans la majorité des cas, des répercussions sur la vie future des participants.

L'organisme français réalise le séjour à l'étranger en collaboration avec ses partenaires.

Ce type de séjour implique, de la part de l'organisme et de ses représentants :

• de vérifier les aptitudes des candidats et des familles
• de préparer les participants
• d'effectuer un suivi rigoureux et régulier du séjour.

4-1 LE PROGRAMME
L'organisme s'engage :

• à rechercher et à sélectionner une famille qui désire accueillir et qui accepte de le faire pour la période scolaire choisie.
• à inscrire le participant dans un établissement scolaire du pays d'accueil. La famille d'accueil et l'organisme se chargent de l'inscription scolaire. Cette scolarisation ne se substitue pas à la scolarité française mais l'enrichie et la complète. C'est le chef de l'établissement scolaire du pays d'accueil qui décide de la classe et de la section du participant, en tenant compte du dossier de ce dernier et de l'organisation scolaire du pays d'accueil.
• à fournir une infrastructure locale adaptée au suivi du participant durant son séjour. La structure varie en fonction de la taille du pays d'accueil et en fonction du nombre de participants accueillis par le pays ou par le responsable du pays d'accueil (exemple : un réseau aux Etats-Unis pourra comporter, en plus des permanents au siège de l'organisme, un millier de représentants locaux, alors que dans un pays plus "petit", le réseau pourra se limiter à quelques représentants). Cette structure comporte au minimum un responsable du pays d'accueil. Ce dernier est chargé de l'organisation générale de l'accueil. Le participant doit être suivi par un représentant du pays d'accueil (cf. section "suivi pendant le séjour"). Le responsable et le représentant du pays d'accueil peuvent, dans certains cas, être une seule et même personne.

4-2 VOYAGE ET ENCADREMENT
Chaque participant a une destination finale qui lui est propre (lieu de résidence de sa famille d'accueil). Il s'agit donc essentiellement de voyages individuels. Toutefois une partie du voyage peut être effectuée en groupe (de France à l'aéroport d'entrée du pays d'accueil.) Les participants peuvent être amenés à effectuer seuls des correspondances d'avion.

L'organisme s'assure :

• à ce que les voyages longs courriers s'effectuent sur des vols réguliers les plus directs possible.
• que si le participant n'est pas accompagné, il y ait une assistance au départ jusqu'à l'enregistrement et à l'arrivée dès la sortie de la zone de contrôle.

4-3 APTITUDES ET PREPARATION DES CANDIDATS
L'organisme s'engage :

• à ce que les aptitudes des candidats au départ soient impérativement vérifiées afin d'éviter au maximum les risques d'échec et de retour anticipé. Un entretien préalable doit avoir lieu avant toute acceptation du dossier. Il a pour objet de déterminer les motivations exactes du candidat ainsi que la vision qu'il se fait de son projet. L'acceptation des candidats se fait après l'étude du dossier et du rapport d'entretien.
• à ce que les candidats soient préparés. Cette préparation peut prendre différentes formes : stages ou week-ends de préparation avant le départ (de 1 à 4 répartis pendant l'année) ; stage de préparation avant le départ (de 2 à 3 jours), stage à l'arrivée dans le pays d'accueil (2 à 5 jours avant de rejoindre les familles) ; lettres d'information régulières pendant l'année qui précède le départ, afin de sensibiliser le candidat aux divers aspects de son séjour. Le contenu de cette préparation est lié au pays de destination. La préparation des candidats est un élément important de la réussite du séjour. C'est un critère qualitatif important. Les parents et les participants sont invités à le prendre en considération dans le choix de l'organisme.
• à rembourser l'intégralité des frais de dossier et l'acompte éventuel versé lors de l'inscription à un candidat non retenu pour participer à un séjour.

L'organisme s'engage à ce que le dossier d'inscription contienne au minimum :

• un descriptif du processus d'inscription
• un formulaire d'inscription en Français
• un contrat de vente en double exemplaire
• un résumé de la police d'assurance proposée par l'organisme. Ce résumé est rédigé en français. Cette assurance doit couvrir au minimum les risques médicaux et chirurgicaux ; comporter une assistance/rapatriement ; couvrir la responsabilité civile du participant. Les clauses d'assurance et les particularités liées à chaque pays doivent être détaillées.

L'organisme propose une assurance annulation facultative, spéciale « échec au bac ou examen ». L'organisme s'engage à ce que le dossier du candidat contienne au minimum :

• une présentation générale du participant
• le formulaire d'entretien du participant
• une partie médicale en double exemplaire, (un exemplaire sera détenu au siège de l'organisme en France et l'autre au siège de l'organisme d'accueil à l'étranger)
• le dossier scolaire du participant
• le contrat de vente signé par les parents ou tuteurs légaux
• une lettre de motivation du participant.

4-4 SELECTION DES FAMILLES D'ACCUEIL
Les familles d'accueil sont généralement bénévoles.
L'organisme s'engage à :

• ce qu'il n'y ait qu'un seul francophone par famille
• ce qu'il y ait au maximum deux étrangers par famille (dont le francophone).

L'organisme s'engage à :

• ce que le représentant local ait visité et sélectionné toutes les familles d'accueil à domicile
• ce que les familles d'accueil remplissent un dossier de présentation et reçoivent un livret préparatoire
• ce que le représentant local remplisse un rapport confidentiel après la visite
• transmettre les coordonnées, la composition de la famille d'accueil et la présence éventuelle d'animaux, de préférence une semaine avant le départ et dans tous les cas au plus tard 2 jours ouvrables avant le départ
• transmettre aux parents les coordonnées du responsable dans le pays d'accueil au plus tard 10 jours avant le départ.

L'organisme s'engage, par ailleurs, sur les points suivants:

• la famille intègre le participant à la cellule familiale comme un de ses propres enfants (avec les mêmes droits et les mêmes devoirs)
• le participant vit au même rythme que la famille. Il est associé aux événements quotidiens et exceptionnels de celle-ci
• le linge est blanchi
• chaque logement est équipé du téléphone
• les conditions de confort doivent comprendre nécessairement :
  • l'accès, dans le logement, à une salle d'eau (ou salle de bain) et à des sanitaires
  • un lit individuel (2 jeunes de même sexe et d'une même tranche d'âge peuvent partager une chambre)
  • un rangement
• la composition de la cellule familiale peut varier :
  • couple (un homme et une femme) avec ou sans enfant(s)
  • couple de retraités, à condition qu'ils soient actifs et disponibles, et présentant toutes les garanties pour l'accueil de jeunes étrangers (mobilité, ouverture d'esprit, disponibilité...)
  • tout autre situation familiale avec accord du participant et de ses parents ou tuteurs légaux

L'organisme s'engage à ce que la langue du pays d'accueil soit la langue de communication parlée à la maison.

L'organisme s'engage à ce que sous l'autorité des familles d'accueil, les sorties du soir éventuelles soient avant tout conformes au vœu exprimé par les parents du participant, et aux us et coutumes du pays d'accueil.

L'organisme s'engage à effectuer tout changement nécessaire. En cas de problème grave, le participant doit être immédiatement retiré de la famille d'accueil. Il est alors accueilli temporairement par une autre famille ou par le représentant du pays d'accueil.

4-5 SUIVI PENDANT LE SEJOUR
L'organisme français veille à ce que le partenaire étranger, et/ou son représentant local s'assure du bon déroulement du séjour dans tous ses aspects, à l'école et dans la famille d'accueil, à ce qu'il fournisse en cas de besoin, une assistance particulière au participant.
Le partenaire étranger est habilité à prendre toutes les mesures qui s'imposeraient dans l'intérêt du participant, suivant les besoins et les nécessités (changement de famille d'accueil ou d'école, ou autre) comme dans l'intérêt du programme (avertissement, retour anticipé).

Le partenaire ou son représentant local réside dans une zone géographique proche du participant (2 heures de trajet au maximum).

Chaque participant dispose avant le départ des coordonnées du représentant local de l'organisme dans le pays d'accueil.

En cas d'urgence, le partenaire est habilité à prendre seul la décision que la situation lui imposera ; la décision du partenaire est souveraine et la famille du participant en est alors aussitôt prévenue.

L'organisme s'engage à ce que le représentant du pays d'accueil :

• suive chaque participant
• organise au moins deux réunions pendant le séjour
• ait un contact régulier avec le participant.

L'organisme s'engage :

• à prévoir un système de contact ou d'intervention d'urgence
• à ce que l'on puisse joindre un représentant de l'organisme 24h/24h.

L'organisme français est l'interlocuteur de la famille du participant.

4-6 ORGANISATION GENERALE
L'organisme s'engage à avoir :

• un bureau permanent en France avec un responsable désigné pour ce type de séjour
• un responsable local dans le pays d'accueil.